Étant donné l’avancée technologique incessante, un moyen a été trouvé pour signer un document non manuscrit. Cela concerne la signature électronique Word. Dans le domaine administratif, les échanges se simplifient grâce à ce procédé révolutionnaire. Dans ce contexte, quelle est la marche à suivre pour signer électroniquement sur Word ? Quelles sont les garanties apportées par cette méthode ?
La signature électronique ou numérisée
La
signature électronique Word constitue en fait une pièce d’identité virtuelle qui doit être authentifiée par une autorité de certification. Applicable sur n’importe quel
document Word en ligne, elle s’effectue via un procédé de cryptage qui fait appel à un certificat électronique.
Tout comme une signature manuscrite ordinaire, la
signature électronique Word avec l’application Yousign justifie officiellement votre identité. Une autorité de certification appuie cette authenticité pour une durée d’un an. A ce sujet, cette autorité garantit l’émission du certificat numérique, la signature après validation ainsi que le suivi des certificats arrivés à terme.
La démarche d’insertion d’une signature numérisée sur Word
Ajouter une signature sur un fichier Word n’exige aucune formation spécifique. Vous n’avez juste qu’à suivre quelques étapes. La première étape consiste évidemment à ouvrir le fichier Word. Ensuite, il faut cliquer sur l’onglet « insertion » qui se trouve dans la fenêtre en haut de la page. Une fois l’onglet trouvé, vous devez sélectionner l'option « signature » dans la barre d’outils, plus précisément dans l’angle supérieur à droite de « Texte » en dessous de l’onglet « Insertion ». Vous y trouverez également un onglet intitulé « Ligne de signature ».
Après vous être rassuré que le document a été sauvegardé, vous verrez apparaître une boîte de dialogue en bas de page avec quelques informations telles que le nom, l’intitulé du poste, etc. Insérer des instructions à votre guise est par ailleurs possible. Enfin, pour plus de sécurité, ajouter une date en cochant « Afficher la date dans la ligne de signature » est par ailleurs faisable.
Les avantages de la signature électronique Word
Tout d’abord, souligner le fait que la
signature électronique Word possède la même valeur qu’une signature faite à la main est très important. En effet, il garantit que la signature est authentique. À part cela, ce procédé justifie le fait qu’aucune falsification ou modification n’a été réalisée sur le
document Word en ligne à partir du moment où la signature numérique a été insérée. D’autant plus, après cette insertion, vous allez apercevoir un onglet « signature » le fichier s’ouvrira désormais en lecture seule, empêchant toute modification. La signature étant inimitable, vous constaterez même que la date de la signature restera visible si vous avez cliqué sur l’option d’horodatage.
Enfin, grâce à cette technique révolutionnaire, vous gagnerez considérablement en temps et en argent, car vous éviterez les délais imposés par la poste, les frais d’impression, d’archivage et autres.