La crise sanitaire a restreint la liberté de déplacement et la diffusion du télétravail. Afin de poursuivre les activités administratives ou commerciales et d'assurer le fonctionnement de l'entreprise, la possibilité de signer à distance devient essentielle. Une signature électronique légale et valide, vous simplifie la vie et vous permet de signer un document dans n'importe quel format en un clin d'œil. Mais en fait, c'est quoi une signature électronique ?
Une signature électronique en ligne : définition.
Une signature électronique est un mécanisme qui permet d'assurer l'intégrité d'un document électronique et de vérifier son auteur grâce à une signature manuscrite similaire à un document papier. Elle a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, mais correspond à un nombre de caractères. En revanche, une signature numérique et une signature scannée n'ont pas la même valeur probante, et elle ne constitue pas une preuve de consentement. La finalité principale des signatures électroniques est double : assurer l'intégrité du document, c'est-à-dire s'assurer que le document n'a pas été falsifié entre sa signature et son interrogation ; vérifier l'auteur, c'est-à-dire confirmez l'identité du signataire qui a soumis une déclaration de consentement. Il existe des fournisseurs de la solution de signature électronique comme en suivant ce lien qui propose une plateforme saas et d’autres services similaires à un prix abordable. À cet effet, il doit présenter les caractéristiques suivantes :
- authenticité : il doit pouvoir déterminer l'identité du signataire ;
- anti-contrefaçon : une personne ne peut pas se faire passer pour une autre personne ;
- non-restituable : la signature ne peut pas être changée vers un autre document ;
- inchangeable : une fois le document signé, il ne peut pas être modifié ;
- irrévocable : le signataire ne peut s'y opposer.
La signature électronique vous permet de signer les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise en quelques secondes et sans contact physique.
Les atouts des signatures électroniques
En économisant du temps et de l'argent, les signatures électroniques sont un outil qui fournit des services de productivité aux expéditeurs et aux destinataires. Elles simplifient l'envoi et l'échange de fichiers, à l'aide d'appareils électroniques.
Avancer la formalité de signature : les dossiers peuvent être signés en quelques instants. Ils peuvent, également, être signés par les deux parties en même temps, au lieu d'être signés successivement comme un document papier.
Suivi en temps réel de l'avancement du dossier : on peut vérifier qui a signé et faire le suivi auprès de ceux qui n'ont pas signé si nécessaire.
Données dématérialisées sécurisées : un tiers de confiance garantit l'intégrité des données.
Économisez sur les frais d'achat de papier, d'encre et d'impression des documents à signer, ainsi que sur les frais de transport ou de déplacement.
En améliorant les conditions de vie des salariés et en leur permettant d'utiliser une ligne de signature électronique pour gérer leurs démarches administratives au quotidien, vous augmenterez leur satisfaction globale.
Quel type de signature électronique utilisé ?
Le choix du niveau de signature dépend de la finalité et du risque du document à signer. En cas de litige, plus votre signature est fiable, plus il est difficile de contrer la validité de la facture signée et les engagements qu'elle contient. Selon la situation, le niveau de sécurité approprié sera sélectionné.
Il existe trois types :
Standard, avancé et qualifié. Par exemple, lorsque vous saisissez un mot de passe de carte de crédit, faites une signature manuscrite sur un appareil électronique ou numérisez une signature manuscrite, une signature standard sera utilisée et elle sera collée sur le document à envoyer par courrier électronique. Elle est aussi appelée signature numérique. Le type avancé est le plus utilisé par les entreprises. En utilisant une clé privée à laquelle le signataire et son appareil peuvent uniquement accéder. En effet, le signataire télécharge son certificat d'identité sur la plateforme saas du fournisseur de signature électronique, et ce dernier peut la vérifier et la valider. D'un point de vue technique et juridique, le type qualifié est la signature la plus puissante. Seule cette signature équivaut à une signature manuscrite. Elle est plus lourde et plus coûteuse à mettre en œuvre et les signatures qualifiées sont, généralement, réservées aux documents basés sur la vérification d'identité.
Valeur légale d’une signature électrique
En France, comme dans le reste de l'Union européenne, créer une signature électronique a la même valeur qu'une signature manuscrite, depuis voilà, déjà, 21 ans. La signature électronique remplit ces conditions : Norme européennes depuis le début du mois juillet en 2016, un cadre juridique et pratique pour son utilisation a été créé et les règles de signature au niveau de l'ensemble de l’Union européenne sont, également, harmonisées. Ce règlement européen définit trois niveaux de sécurité : niveau 1 ou standard, niveau 2 ou avancé et niveau 3 ou qualifié. Pour les entreprises, les deux derniers niveaux sont recommandés, dans lesquels un tiers de confiance est impliqué. Absolument fiables en justice, car elles garantissent l'identité des signataires d'un document.