La signature électronique est au centre des innovations digitales ainsi que de la matérialisation des services au sein des entreprises. Il s’agit d’une pratique assez récente que de nombreuses structures ont adoptée malgré qu’elle ne soit toujours pas parfaitement maîtrisée. Authentifier l’auteur et garantir l’intégrité des documents numériques importants de manière légale, telles sont les promesses d’une
signature électronique adaptée à vos besoins. C’est un mécanisme qui mérite que l’on s’y intéresse de plus près afin de comprendre sa véritable signification.
La signature électronique, c’est quoi exactement ?
En quelques mots, la signature électronique est comme les
signatures manuscrites pour les documents papier, mais elle concerne les documents en format numérique. Contrairement à la signature écrite, elle n’est pas visuelle. Elle correspond plutôt à une suite de caractères associée à un fichier et au signataire. Il ne faut donc pas la confondre avec la signature électronique manuscrite.
De ce fait, elle permet d’impliquer l’approbation et l’engagement à l’égard d’un document signé. Et des logiciels appropriés existent bel et bien pour signer tout type de fichier.
Pourquoi utiliser une signature électronique ?
La signature électronique représente une réelle valeur légale : elle vous engage. De cette manière, elle fait l’objet d’une preuve dans le cas d’un litige ou d’un contrôle. Le document pourra être conservé pour garantir son intégrité et sa sécurité. Une des raisons d’adopter la
signature électronique est qu’un document peut être gardé uniquement au format numérique, ce qui signifie faciliter de gestion des paperasses.
Cette technique est également synonyme de gain de temps puisqu’on peut s’échanger directement les contrats par mail. Au-delà de sécuriser et de simplifier la signature des documents importants, elle évite l’achat de papier, de stylo et d’encre pour signer. Bref, de l’économie à se permettre.
Les conditions à respecter par une signature électronique
Il existe quelques critères principaux à savoir l’authenticité, c’est-à-dire que le signataire doit pouvoir être identifié de manière certaine. Puis une signature électronique doit être non réutilisable, car elle appartient à un document signé et on ne peut pas la déplacer sur un autre.
Par ailleurs, il faut qu’elle soit infalsifiable ainsi, une personne ne pourra pas se faire passer pour une autre. En plus de cela, un document signé doit être immuable ; donc une fois signé, il n’est plus modifiable. Les signatures électroniques sont ainsi un bon moyen pour rester tranquille avec des documents essentiels comme les
documents en ligne. Les entreprises n’auront qu’à serrer leur ceinture.